青岛市档案馆境外“淘宝”记
发布时间：2014-12-06 阅读次数：995次
赴境外征集青岛历史档案的部分成果
赴境外征集档案是一件富有挑战性的工作，充满艰辛。2004年以来，青岛市档案馆先后赴德国、美国、日本、奥地利、英国等国征集复制青岛历史档案资料90多万页，照片9000余张，地图近400张，电影560分钟，还购买了近300册青岛历史图书资料原件。这批档案大大地丰富了青岛市档案馆馆藏内容。
笔者多年的赴境外征集档案工作中，发生了很多或值得回味、或值得思考的故事，对今后的境外征集工作或许会有所启示。
彼“青岛”非此青岛
在赴美国国家档案馆征集档案之前，我们提前通过其网站检索了馆藏青岛档案的目录，发现有多部电影的摘要中有“青岛”的关键词，遂将这些电影列为重点征集目标。在美国国家档案馆，笔者调阅的电影档案分为三种载体：凡是已经数字化的提供光盘，已经转录的提供录像带，原始电影提供拷贝。利用方式为馆方提供计算机、录像机和电影机等播放设备，由利用者自行播出查阅。刻录在光盘、录像带的电影很快就查阅完毕，确定了复制内容，但是在播放电影环节却花费了1个多小时。学会操作放映机不难，问题出在对一部有6个拷贝的电影内容的判断上。虽然其内容明显是日本的影像，但是笔者还是寄希望于电影中或许会出现与青岛有关的场景，坚持快速浏览了整部电影，结果一无所获。事后，我们仔细研究了档案目录，并查阅相关资料，了解到这是一部涉及日本爱媛县大洲市的海中小岛——青岛的电影。有关人员在翻译地名时将其与中国青岛混为一谈，导致目录著录错误，误导了利用者。
大多数情况下，通过国外档案馆网站只能检索档案目录的条目，有的可以看到内容摘要，但毕竟没有见到档案全貌，无从把握档案的具体内容和价值，类似的事情在涉外征集工作中屡屡发生。可以说，赴外征集档案能否取得满意的成果，掌握准确的档案目录是最为关键的因素。所以，在行前应尽可能采取措施，把档案线索摸得更广、更细、更准。日本、德国等国集中保存涉及青岛档案的机构非常多，我们请专业公司开展调查，做出详细的档案征集目录，在出国前已经明确了重点征集的对象，作了工作预案，在实地判断档案价值之后，有利于尽快进行取舍，作出是否复制的判断；对馆藏青岛档案不多的档案馆，我们则直接提出具体的征集范围，使征集更具针对性。如在奥地利军事档案馆，我们将征集内容具体到在青岛沉没的“凯瑟琳皇后号”巡洋舰档案史料，并及早提交预约查档目录，对方不仅有充足的时间准备档案，还派出海军史专家，与我们交流关于该舰的研究成果。选择适用的征集方法。
赴美国国家档案馆征集档案，是笔者首次率团赴外征集档案。此行的主要征集目标之一，是复制美国驻青岛领事馆档案。根据行前调查，美国驻青岛领事馆档案有308卷，全部档案均为精装订，每卷档案在500页以上，非常厚，馆方不允许复印和扫描，但可缩微拍摄，缩微拍摄每画幅需支付0.5-0.6美元左右，为此，我们准备了相应的复制费用。到工作现场后笔者发现，利用者普遍自带照相机拍摄档案。经调卷核实，美国驻青岛领事馆档案均为文书档案，主要价值在于历史研究，没有必要进行精度较高的专业复制。笔者遂形成了委托当地留学生家属拍摄档案的方案。按照这一方案，我们购置了笔记本、数码相机和小型三脚架，聘请2名留学生家属，拍摄每页档案向其支付8美分工资，另据实支付市内交通、工作午餐、光盘刻录、国际邮寄等费用。此次实际拍摄档案近20万页，实际支出费用仅为预算的四分之一。
档案复制的方法多种多样，但适用的方法就是最好的方法。一般而言，赴外复制档案有购买成品、购买服务和自行复制等多种方法，应根据实际需要加以选择。如在美国国家档案馆，我们以每卷90美元的价格购买了76卷外交档案缩微胶片。由于这些档案涉及青岛的内容极为分散，如果挑选复制，需要花费较多的时间和人力。在日本，由于集中保存青岛档案的机构甚多，我们通过购买服务的方式，委托一家当地公司代为复制档案，将分散保存的档案按照统一的标准和方式集中复制回来，确保了复制工作的顺利开展。这种办法复制质量高、进度快、节省时间，但成本较高。对具有展览价值的档案，特别是照片档案及地图，我们自带扫描仪、照相机，进行高精度复制。但需要注意的是，并非所有的机构都允许利用者自行复制，复制前应征得馆方同意，以免造成误会。我们在德国巴伐利亚州图书馆复制青岛历史照片时，由于没有了解该馆规定，用照相机和扫描仪自行复制，该馆工作人员发现后提出异议，我们真诚地表示歉意，按照其规定当面删除了数码照片，并请该馆代为复制，得到了对方的谅解和支持。
随着信息化的发展，许多国外档案馆、图书馆及历史研究、教育机构通过网站，发布档案数字化成果，有的允许用户自行下载，有的可有条件使用，对此可善加利用。如日本亚洲史料中心发布了日本国立公文书馆、外务省外交史料馆、防卫省防卫研究所的部分馆藏档案，对研究中国历史具有较高的利用价值
