纸质档案保护基本知识
2016-09-20 浏览次数： 2246
纸质档案通常是指哪些以纸张为载体材料，以各种字迹、线条为记录材料的档案制成材料。
一、纸张的理化特征
纸是由悬浮在流体中的纤维在网上互相交织，经过压榨和干燥以后形成的片状物。纸的耐久性是指纸在保存和使用的过程中抵抗理化损坏作用和保持其原有物理化学性能的能力。它主要取决于造纸原料的质量、纤维的性质以及造纸生产工艺。
（一）造纸原料
造纸的主要原料是植物纤维。能用于造纸的植物纤维原料大体有四类：木材纤维、种毛纤维（如棉花）、韧皮纤维（麻及树皮纤维）、草类纤维。
植物纤维是一种细长、两头尖、中间空、皮厚的厚壁细胞。其细胞中主要成分是纤维素、半纤维素和木素。它们是构成纸张的基本成分。
（二）植物纤维成分与纸张耐久性
1、纤维素
纤维素是由许多β型葡萄糖分子脱水聚合形成的高分子化合物，是纸张的主要化学成分。纤维素的理化性质比较稳定，不容易发生变化，并具有强度大的特点，其在纸张中的含量越高就越有利于纸张耐久性。此外，使用纤维素含量高的原料造纸时，不必为清除造纸纤维原料中所含的其他理化性能不稳定的物质而大量使用化学药品，这样造纸工艺流程对纤维素的损坏更少，更有利于纸张耐久性的提高。在四种主要的造纸纤维原料中，种毛纤维（棉花）中的纤维素含量高达90%以上，是最佳的造纸原料。种毛纤维主要用于生产高级纸，如钞票纸、证券纸等；韧皮纤维中的纤维素含量居次，约为60%~83%（麻类）；草类纤维中纤维素含最低，约占24%—60%，这对 纸张耐久性产生较大负面影响。为此，对草类纤维纸张（如书抄纸、公文笺、信笺等）必须妥善予以保管，才能延长其保存寿命。
2、半纤维素
半纤维素是由多种单糖脱水聚合形成的高分子化合物。
3、木素
木素存在于植物纤维细胞的四周，容易被氧化，尤其在光照下，氧化程度加剧。木素氧化后变黄发脆。有些纸张如新闻纸（白报纸）容易发黄变脆，主要原因在于纸中木素被氧化。因而，纸张中木素含量越多，其耐久性越差。
综上所述，造纸植物纤维中纤维素含量越高，纸的耐久性越好；纸中木素含量越高，纸的耐久性就越差。
（三）纤维成分与纸张老化损毁
纸张在保存和利用过程中会逐渐变黄发脆，有的甚至一触即碎成为纸屑。这种现象称为纸张老化，是造成纸张损毁的元凶。纸张老化是由于纸张中的纤维素，木素等在不利环境（水分、热、光、有害气体）影响下发生了化学反应，导致纸张失去强度。纸张老化的成因有如下几个方面：
1、纸张中纤维素的酸性水解
①纤维素酸性水解概念。在酸的作用下，纤维素与水发生化学反应，变成葡萄糖，此过程称为纤维素酸性水解。
纤维素被水解后，其机械强度下降。当水解程度加剧后，纤维素变成粉末状态，此时纸张机械强度丧失殆尽。因此，纤维素发生酸性水解的过程也是纸张损坏的过程。所以，在档案利用、保护过程中，应设法使纸张纤维素的酸性水解降到最低程度。这是保障纸张能长久保存的一个重要因素。
②导致纤维素酸性水解的因素
纤维素是一种较为稳定的化学物质，其发生水解反应必须依赖一定的外在条件：
第一，要有酸的存在。酸能加快纤维素水解速度，是纤维素水解的催化剂。酸的催化剂能力与它的种类有关。一般而言，无机酸比有机酸的催化剂能力大。催化能力还与酸性大水有关，酸性越大，催化能力越强。像硫酸、盐酸、硝酸既是无机酸，又是强酸，因而对纤维素的破坏作用就更大些。
纸张中酸的来源有四个途径：一是来源于造纸生产工艺流程中，如化学制浆、漂白、施胶等工序，是纸张纤维素水解的一大隐患；二是酸性字迹材料中含酸的成分，如蓝黑墨水中就含有硫酸；三是空气中酸性有害气体及灰尘。如空气中的二氧化硫、硫化氢、氯气等，与水反应后形成无机强酸，对纸张的破坏作用极强；四是霉菌生长过程中会分泌出有机酸，侵蚀纸张。
第二，要有水的存在。水是纸张中纤维素发生酸性水解的首要条件。纸张含水量高时，纸中的酸性物质更容易转化为酸，更有利于进行水解反应。因而，纸张被水打湿后，必须马上晾干，否则，纸张发生水解的几率大大增强。应注意的是，实际工作中档案纸张不慎被水湿透的情况较为罕见，库房中的水分多是以间接方式出现，如潮湿空气中的水蒸气。因此，湿度大，有利于纤维素发生酸性水解，这一点易为人所忽视。
第三，较高的环境温度。纸张中的纤维素水解反应随着温度升高而加快。当温度在10oC以上，每升高10oC，纤维素水解反应速度加快1—2倍。当温度高于38oC时，这种水解反应速度更加快至3.5倍。因此，高温能加速纤维素酸性水解。
2、纸张中纤维素的氧化
纤维素与氧化剂发生化学反应，生成一系列与原来纤维素不同的物质，这一反应过程称为纤维素氧化。
纤维素氧化后，纸张发脆，强度下降。暴露在空气中的纸张，其纤维素是不易被氧化的，纤维素氧化的反应速度非常缓慢。只有在一定条件下，纤维素氧化的反应速度才会加剧：
第一、光照。在光的照射下，纤维素与氧气的反应速度大大加快，此反应称为光氧化反应。由于光本身具有一定能量，纤维素吸收一定量的光能，可加快氧化速度。因而，保护档案应避免档案纸张受光，应采取防光措施。
第二、潮湿。库房潮湿，纸张含水量增加，可以促使纤维氧化。尤其是在光、氧化、潮湿三个不利因素同时作用于纤维素时，纤维素氧化速度会更剧烈，纸张耐久性能急剧下降。因此，档案文件一旦打湿受潮，切忌在阳光下曝晒，而应采用阴干的方法。
第三、温度。一般而言，温度越高，纤维素的氧化速度越快。
第四、其他的氧化剂危害。正常条件下，空气中的氧是难以使纤维发生较深程度的氧化反应，并不构成对档案纸张的直接威胁。而其他类型的氧化剂对纤维素的破坏，倒是应引起高度重视。这些氧化剂主要来自于空气中的有害气体。氧化剂主要有：二氧化氮、过氧化氢、臭氧、氯气等等。尤其是在空气污染严重的工业区，空气中存在较多的各种氧化剂。因此，档案保管和使用过程中，要防止档案库房中的空气污染。
3、木素氧化。在光照下，木素氧化速度加快。纸张中木素被氧化后，生成氧化木素。某些纸张如白报纸（新闻纸）容易变黄发脆，主要原因在于纸中含有许多易被氧化的木素成分。新闻纸的纸桨是采用机械纸桨工艺制造出的，纸桨中木素未能得到有效清除，木素含量高，所以易发黄变脆。因此，新闻纸不适宜作为档案用纸。
4、纸张霉变。纸张霉变后，意味着纸张中纤维素发生不同程度的水解，使纸的程度在5天内降低50%。因此，要重视和做好档案库房的防霉工作，控制和调节库房温度和湿度，从而消除纸张发生霉变的隐患条件。
二、字迹的理化特征
由于字迹材料品种繁多，配方多样，原料稳定性悬殊，因而，不同的字迹材料耐久性能各异。
常见的档案字迹材料有：墨和墨汁；墨水（碳素、红、蓝黑、纯蓝等）；油墨（黑色和彩色）；复写纸（蓝、黑、红）；圆珠笔（蓝、黑、红等）；铅笔（黑色和彩色）；印泥和印台油等。纸张字迹的形成，一是依赖于字迹材料中能呈现颜色的成分，即色素成分；二是依赖于色素成分以何种方式与纸张的结合。故而，了解和研究纸张字迹耐久性，保证字迹不褪不变，必须掌握决定字迹材料耐久的两大要素：一是字迹色素成分及其耐久性；二是色素成分与纸张的结合方式。
（一）决定字迹材料耐久性的因素
1、色素成分及其耐久性
色素成分有：碳黑、颜料、染料。
①碳黑。碳黑是极细的黑色粉末状物质，其物理化学性质稳定。它耐光、耐热、耐酸碱、耐氧化，不溶于水、油和其他溶剂。碳黑属于无机颜料，由于它耐久性最佳，故单列一类。碳黑属于最耐久性的色素成分。以碳黑为色素成分的字迹材料有：墨和墨汁、黑油墨、碳素墨水、黑铅笔。
②颜料。颜料是一种细小颗粒的有色物质。其特点是不易溶于水、油和其他溶剂，化学性质比较稳定，耐光性好。颜料还具有一定耐酸、耐碱性。因此，颜料属于比较耐久的色素成分。
颜料分为无机颜料和有种颜料两类。无机颜料是天然矿物质经加工精制而得到的。它的性能较好，较耐久。有机颜料色泽鲜艳，但其耐久性不如无机颜料。有的颜料耐酸性差，有的耐碱性差，有的有油渗或水渗现象。
以颜料为色素成分的字迹材料有：蓝黑墨水、彩色油墨、红蓝铅笔、印泥等。
③染料。染料是一种有色的有机化合物，颜色鲜亮。它的化学稳定性差，能溶于水、油或其他溶剂。不耐久，遇光照易褪色。染料不耐酸、碱。因此，染料属于不耐久的字迹材料。
以染料为色素成分的字迹材料有：红墨水、纯蓝墨水及其他彩色墨水、复写纸油墨、圆珠笔油墨、印台油等。
2、字迹材料的转移固定方式
用何种方式将字迹色素成分转移固定在纸张上，影响到字迹材料中的色素成分与纸张结合的牢固程度，直接影响到字迹能否长期保存。字迹材料转移固定方式可以分为三种：
①结膜方式
字迹材料书写、印刷在纸张上后，在纸张表面结一层膜，通过结膜方式使字迹材料固定在纸张上。这种结合方式形成的字迹耐磨擦，不易扩散。因而，结膜属于最耐久的固定方式。
采用结膜方式的字迹材料有：墨和墨汁、印刷和誊写油墨、印泥。
②吸收方式
字迹材料书写在纸上后，能渗透到纸中被纸张纤维吸收而固定在纸张上。字迹材料被吸收到纸张纤维中，字迹耐磨擦性较好。但由于没有结膜，只是被纸张纤维吸收，因而容易发生字迹扩散现象。所以，吸收方式属于比较耐久的一种转移固定方式。
③粘附方式
字迹材料粘附在纸张表面，形成字迹的一种转移固定方式。粘附方式使字迹既不结膜又不被吸收，故而不耐摩擦，字迹容易被擦掉。这种固定方式是一种不耐久的转移固定方式。
属于粘附方式的字迹材料是黑色及其他颜色的铅笔、腊笔等。
（二）综合评判档案字迹植被而久性
档案字迹是否褪变、扩散、消失，是否耐久，不能仅仅只单纯看色素成分或者是转移固定方式，必须将两个因素结合起来，把色素成分与转移固定方式结合起来，综合评判档案字迹材料耐久性。
档案字迹材料的耐久性可以分为三个等级：
1、最耐久的字迹材料
色素成分是碳黑，转移固定方式是结膜方式的字迹材料最耐久。这类字迹材料有：墨和墨汁、黑色印刷油墨、黑色誊写油墨。
2、较耐久的字迹材料
色素成分是颜料，转移固定方式是结膜或者吸收方式的字迹材料较耐久。这类字迹材料有：彩色印刷油墨、彩色誊写油墨、蓝黑墨水、印泥、蓝图铁盐线条。
3、不耐久的字迹材料
主要有两种类别。第一，凡是色素成分是染料，无论是采用何种转移固定方式的，均为不耐久字迹材料；第二，凡是转移固定方式为粘附的，无论是采用何种色素成分（如铅笔），均为不耐久字迹材料。
（三）常见的字迹材料评价
1、墨、墨汁
色素成分为碳黑。它是由松枝、桐油、矿物油等有机物不完全燃烧或热裂解而得的细微黑色粉末。通过使用牛皮胶和骨胶等动物胶的作用，把粉末状碳黑粘结起来，形成块墨。书写后把碳黑固定在纸张上，使字迹材料在纸张表面结膜。墨、墨汁是最耐久的字迹材料。
2、油墨
①黑色油墨：色素成分是碳黑。通过调墨油使色素成分在纸张上粘结成膜。因此，黑色油墨是最耐久的字迹材料。
②彩色油墨：色素成分是无机或有机颜料。通过调墨油使颜料成分在纸张上结膜。所以，彩色油墨是较耐久的字迹材料。
3、墨水
①碳素墨水：以经过氧化形成的氧化碳黑作为色素成分，再以树脂成分为粘结剂，写出的字迹与纸张形成结膜。耐水、耐光、耐氧化是墨水中最耐久的书写材料。
②蓝黑墨水：主要成分有颜料、显色剂、稳定剂等。写出的字迹渗入纸张纤维内部被吸收，耐光、耐擦，有一定耐水性，是比较耐久的字迹材料。
③彩色墨水：无论是纯蓝黑水、红墨水，还是其他颜色的彩色墨水，其色素成分都是有机染料，写出的字迹被纸张吸收，属于不耐久的字迹材料。
4、圆珠笔
其色素成分为有机染料，耐光性和热稳定性都较差，易扩散、褪色，写出的字迹被纸张吸收，属于不耐久的字迹材料。
5、复写纸
复写纸是由色料、油、腊等成分组成。其色料主要由染料构成。与纸张结合吸疏。手写复写纸色素是染料，属于不耐久的字迹材料；打字复写纸色素是颜料，属于比较耐久的字迹材料。
6、铅笔
色料有石墨、颜料等，与纸张的转移固定为粘附方式，是不耐久的字迹材料。
7、印泥和印台油
印泥的色素成分为朱砂（学名硫化汞），属于颜料，与纸张的转移结合方式有结膜和吸收两种，属于比较耐久的字迹材料。
印台油的色料为染料，不耐酸碱、不耐热、不耐光、易褪色，是不耐久的字迹材料。
8、晒图线条材料
晒图材料主要有重氮盐和铁盐两种。重氮盐色素分为有机染料，属于不耐久字迹材料；铁盐色素为颜料，属比较耐久的字迹材料。
9、底图线条材料
底图是用绘图墨汁从原图上描出来的。墨汁耐水性好，在底图上形成结膜，是耐久的字迹材料。
10、静电复印材料
静电复印件的字迹色素为碳黑，耐光、耐腐蚀、不易褪色，不易发生字迹扩散。由此看，静电复印件可长期保存。但静电复印字迹耐摩擦性不够。并且复印过程中的高温能使纸张硬脆，保管寿命缩短。
三、纸张字迹长久保存的基本途径
（一）确保归档文件材料的载体和字迹符合耐久性要求
为使纸张、字迹能长久保存，国家有关部门颁布了一系列标准、规范、规章，对文书处理及档案管理工作中使用的纸张及字迹材料均作出了明确要求。
1、确保纸张载体符合耐久性要求
由于造纸纤维原料的差异，加之造纸生产工艺的不同，致使档案常用纸张的耐久性各有千秋。现分述如下：
①新闻纸。又称白报纸。主要用于印刷报刊。绝大数以机械木桨为主要原料，含木素多，易发黄变脆，因而不能长期保存。
②书刊印刷纸。主要用于印刷书籍和杂志。主要原料是漂白化学草桨，加入少量漂白化学木桨。耐久性一般，仅适用于一般日常工作需要。
③胶版印刷纸或复印纸。主要用于胶版印刷或复印文稿。它具有色泽洁白，纸面平滑，挺度适宜等优点。它的原料主要是漂白化学木桨。纸中纤维素含量较高，木素含量轻较少，是一种比较耐用的公务用纸。
④书写纸。多用于印制公文笺、稿纸、信笺。大部分书写纸以漂白草桨为原料，纤维素含量低，纸的耐久性差。在日常工作中，书写纸在档案制成材料中占相当比例，因此，使用保管中应妥善注意。
⑤描图纸。具有较高的透明度、抗水性和耐摩性。描图纸生产过程中，纤维素成分遭到过多破坏，因而不耐折。宜平铺保存，不宜折叠保管，并注意防虫蛀。
⑥晒图纸。晒图纸具有两个特点：一是含水量低，保管中湿度应适宜；二是PH值低。
2、确保字迹符合耐久性要求
为确保纸质档案文件字迹耐久性，宜使用耐久性好的字迹材料，如墨及墨汁、油墨、碳素墨水、印泥。
3、确保装订材料符合纸张长久保存要求
常见的档案文献装订材料有订书钉、铁丝、装订线和胶粘剂等。订书钉多用以装订单份文件，保管时间长有生锈可能，不利于纸张长期保存。
装订线包括丝线、棉线和尼龙线等。可用于单份文件装订及资料合订，较适宜纸张保管要求。
胶粘剂应有足够粘合性能，其中不应含有损伤纸张和字迹的有害成分，特别是酸性成分，且应无色，并具有一定的防霉、抗虫能力。胶粘剂应是可逆的，即日后文件不需装订时，应可以容易清除掉。
（二）改善保管条件，延长纸质档案寿命
延长纸质档案寿命，应提倡使用高质量的纸，无害的字迹材料，适宜的字迹形成方式，良好的装订材料和装订方法，综合在一起才能使文献的载体质量得到保证。
对纸张载体、纸张类型既定的纸质档案的保护，可以通过控制纸质档案周围的环境因素，来加强管理以期延长载体的寿命。
潮湿、高温、光照等环境因素会加剧纸张纤维素水解、氧化反应，缩短纸张寿命。同时，这些因素还能使哪些耐水性差、不耐热、不耐光的字迹材料产生字迹扩散、褪变等问题。因此，档案保护中，应特别注意改善档案保管的条件，为档案的管理和使用提供适宜的环境。因此，保管纸质档案房间的温度宜控制在14℃—24℃范围内，相对湿度宜控制在45%—60%范围内，并注意做到防光、防空气污染、防虫等工作（详细要求见下节内容）。
纸张中的PH值在5.5以下（酸性）的文件，耐久性差。对重要的档案文献，可采取纸张脱酸措施补救，减少酸性成分对纸张潜在的危害。
（三）对已破损的纸质档案进行修复
纸张已经破损、脆化的纸质档案文件，应采用修裱技术进行加固处理，以增加其强度，提高耐久性。若纸张破损十分严重并已成碎片状，切忌随意翻动，宜采取摄影技术进行翻拍后，再谋求对纸张修复加固的方法措施。
（四）加强纸质档案在管理与利用过程中的保护
档案文件在管理和利用过程中，难免遭受到一定程度的破坏。不科学的保管方式方法，能加剧对纸张字迹的破坏。为减少档案文件在管理利用过程中的损坏，可以跳出保护技术的狭窄圈子的局限，将视点放在保护工作以外的档案工作其他环节，强化相关基础工作，也可延长档案保存寿命。
1、完善档案查阅系统，提高档案的查准率、查全率，减少利用者大量地盲目翻阅档案带来的损坏。
2、加强基础性编研工作，全面介绍重点档案内容。通过编写常用档案参考资料，让利用者查阅参考资料以减少对档案原件的使用，从而达到相对延长档案保存寿命的目的。资料准确、揭示内容全面的大事记、组织机构沿革、基础数字汇集、专题概要、会议简介、科技成果简介等参考资料，既可方便利用者又有利于档案保护。
3、限制珍贵文件原件的利用
对珍贵的档案文件，利用中应使用复制件，避免原件使用。在必须使用原件时，应有专人照管，为利用者提供服务。
第二部分 库房档案保护的内容与要求
库房应达到防潮、防光、防尘、防空气污染、防虫、防鼠、防火、防盗等要求。
档案库房温湿度要求与调控
1、高温的危害
①高温会加剧纸张中各种有害化学物质对纸张纤维素的破坏，危及纸张耐久保存。
②高温会促使字迹材料及声像档案影像分解，能使耐热性差的字迹发生油渗扩散现象。
③高温有利于档案有害生物的生长与繁殖，致使档案生霉生虫。温度在22oC—32oC范围时，档案库房害虫滋生的可能性大大提高；温度在20oC—35oC范围时，是最适宜霉菌生长的温度范围。高温是滋生档案有害生物的温床。
2、潮湿的危害
①潮湿会加速纸张纤维素水解，降低纸张强度及耐久性。
②潮湿能使耐水性差的彩色墨水字迹扩散褪色。
③潮湿能与空气中有害物质对档案制成材料造成损毁。
④潮湿有利于档案霉菌、害虫的生长繁殖。
根据我国建设部和国家档案局发布的《档案馆建设设计规范》中的有关规定，一般档案库房应保持的温湿度标准如下：
档案库房温湿度标准
库房类别
指标
名称
|
一般档案库
|
母片库
|
|
控制范围
|
每昼夜允许波动范围
|
|
温度（℃）
|
14—24
|
±2
|
13—15
|
|
相对湿度（%）
|
45—60
|
±5
|
35—45
|
在档案库房温湿度管理中，应尽量达到上列要求，为档案长久保存创造一个适宜环境。
一、档案库房温湿度的调控
1、密闭
档案库房的密闭是指在房间内温湿度符合标准要求，为减少库外不良气候对库内的影响，将房间严密地封闭，使室内适宜于保存档案的温湿度保持相对稳定。密闭属控制性措施。密闭的重点是门窗，不留门窗缝隙。
2、通风调节库内温湿度
若需降低库内温度，只要库外温度低于库内即可通风调节，反之则否；若需通风降低室内潮湿，应遵循一基本原则：当库外绝对湿度低于库内时，则可以通风。
通风有自然通风和机械通风两种。
3、降温
用空调设备来降温。空调制冷时，应与库房节能保温措施配套使用，以达到保持库房温度适宜并节能降耗的目的。
4、降低潮湿
①使用去湿机降湿。去湿机是利用冷冻原理，将空气中的部分水蒸气凝析出来，达到去湿效果。当气温较低（约5oC以下时），去湿机去湿效果受到局限，难以达到去湿要求。
②使用吸潮剂局部降湿。将化学药物氯化钙、硅胶等吸潮材料装入档案装具、容器内，以降低小范围、局部潮湿。
二、档案库房防光、防空气污染、防有害生物
（一）、防光
1、光的概念及对档案制成材料的危害
光是从发光体辐射出来的电磁波。它是以高频率波动的方式传播的。通常所说的光包括自然光和各种人工光源。
光对档案制成材料有破坏作用，表现为：①光能直接破坏纸张中的纤维素，使纸张的机械强度下降。一定波长的光具有破坏纤维素的能量，波长愈短，能量越大，破坏能力越大。紫外线的波长短，破坏能量大，是档案库房防光的重点。自然光中紫外线多，某些人工光源如荧光灯中，也有一定的紫外线；②光能加速纤维素的氧化，产生光氧化反应；③光能使染料字迹褪色。
2、防光的措施
档案的防光主要是指在档案整理、保管和利用过程中应有一个合理的照度，尽量减小光辐射的强度和时间，并要求避光保存。
①限制光的照度。主要是限制日光对档案的照射，主要措施有：一是改进窗户结构，适当减少窗户的面积，选用双层中空玻璃、毛玻璃及其他吸热吸光玻璃，均能减少日光对档案库房的影响；二是遮阳措施，在窗户内外悬置遮阳物件，如百叶窗、帘幕、遮栅、悬板等；三是使用白炽灯，减少荧光灯中紫外线对档案的伤害；四是减少档案利用过程中光辐射强度与作用时间，如减少复印次数，尽量避免在强光下长时间利用档案。
（二）防空气污染与灰尘
随着工业的发展，城市环境污染问题日益严重，空气中的有害气体与灰尘对档案的危害性不容忽视。
1、有害气体与灰尘对档案的危害
①酸性有害气体对纸张纤维素的破坏。二氧化硫、硫化氢、氯气等与水作用生成酸。酸是纸张纤维素水解的催化剂，使纸张耐久性受影响。
②氧化性有害气体对纸张与字迹的危害。二氧化氮、氯气等具有氧化作用，能加速纸张纤维素氧化而降低纸张强度。同时，它还能使耐久性较差的字迹材料褪色。
③灰尘对纸张产生摩擦，使纸张受损，还能影响字迹清晰。灰尘中杂质呈酸碱性，对档案有害。灰尘还是霉菌传播的媒介。
2、防有害气体与灰尘的措施
①优化档案库房周围的环境
具体措施主要有：一是正确选择档案库房地址。对即将兴建的档案库房，选址时应避开工矿区、居民集中区及城市主要交通干道。基层单位档案室应远离锅炉房、厨房及其他有污染的场所；二是提高库房周围绿化覆盖率。以绿化净化空气，减少空气污染对档案的影响；三是提高档案库房的密闭程度，防止空气污染物与灰尘的侵入；四是条件允许，可设置空气净化过滤装置；五是建立健全库房管理规章制度，保持库房的清洁卫生，档案工作人员进入库房应避免将灰尘带入库房内。
（三）防有害生物
危害档案制成材料的生物有微生物、档案害虫和鼠类。
1、微生物对档案的破坏与防治
危害档案的微生物主要有霉菌、细菌。霉菌对一些复杂的有机物，如纸张中的纤维素、装订粘胶材料中的淀粉等，具有较强的分解能力，对档案制成材料危害很大。
霉菌的危害性表现为：①霉菌能分解档案制成材料，纸张中纤维素、胶片底片乳剂层上的明胶等，都能为霉菌分解吸收；②增加档案纸张的酸度。霉菌在吸取营养时，会分泌出有机酸，使纸张酸度增加，促使纸张纤维素水解，使一些耐酸性差的字迹褪色；③霉菌污染档案。霉斑中色素清除较难，清除时极易损伤纸张；④霉菌增加纸张湿度，其分泌的粘液能使纸张发生粘连。
2、霉菌的防治
防止档案制成材料生霉，最基本的问题是要了解档案发生霉害的环境因素，有针对性地实施防治。
档案产生霉害的环境因素主要有如下方面：
①湿度。水是霉菌的生命要素之一。当纸张中含水量高时，档案极易生霉。大多数霉菌属于中湿性的微生物，在湿度为92±2%时，能良好地生长繁殖；在湿度低于75%的条件下，不易生霉。因此，75%的湿度通常称为长霉的临界温度。
②温度。20℃—30℃为霉菌生长繁殖最适宜温度。霉菌在最适宜的温度范围内生长最旺盛，繁殖力最强。
武汉夏季高温高湿，气温常在37co以上，档案生霉的概率极大。预防档案生霉，是库房档案保护的重要内容。
防霉措施主要有以下几个方面：
一是加强库房管理。档案入库前应认真检查，严防带有霉菌的文件入库。做好库房温湿度的调节与控制，将库房温湿度调控在标准范围内，以根本上抑制霉菌生长。梅雨时季重点做好湿度控制；盛夏季节全面做好库房温湿度调控。
二是霉菌多发的梅雨、盛夏季节时，在库房内放置防霉剂。一旦发现有霉菌，可采消毒杀菌方法。方法有：物理灭菌法，利用低温、微波等方法，推荐使用微波杀虫灭菌设备，具有灭菌效果好、无污染、对人无害等特点；化学熏蒸灭菌法，目前使用的有真空熏蒸消毒机和消毒箱等设备。
3、害虫的防治
档案制成材料中有淀粉、胶料、大量的纤维素，为害虫的生长繁殖提供了食料。如库房温湿度不符合国家标准，更为害虫生长提供了有利环境条件。22℃~32℃是昆虫生长发育的最适温区。多数昆虫的最适宜湿度范围为70%~90%，高湿能促使昆虫新陈代谢加速。
库房防害虫主要工作：
①搞好库房温湿度管理，阻止害虫发生。把温度和湿度控制在害虫不易生长繁殖的环境条件下，是抑制害虫危害的最根本、最有效的措施。
②做好库房内环境卫生工作，适时进行清洁消毒，以免害虫滋生。灰尘、不清洁以至受虫害污染物品不得带入库内。对档案进行定期检查、翻动。
③采用物理方法与化学方法杀灭害虫。物理方法主要有：高温或低温杀虫法、辐射法、气调窒息法；化学方法可采取投药或熏蒸方法。
三、档案库房防水、防火、防盗
水火无情。防火是档案库房管理中的一件大事，但却易遭到忽视。防水、防火、防盗问题应引起足够重视。
（一）防水问题
武汉江河湖泊众多，地势低洼。暴雨季节，部分地区会出现排水不畅，雨水倒灌，危及建筑安全。特别是防汛期间，江河水位高，防汛抗洪问题突出。武汉地区防水问题，必须提到重要意识日程。
武汉地区库房防水问题，应留意两方面情况：
1、预防水灾浸水对档案的危害
武汉地区多暴雨，容易造成房屋漏雨，危及档案。地势低洼、排水不畅的地方，还可能渍水，对档案保管构成威胁。至于洪水的威胁更是致命性的危害。因而，档案工作人员除了做好库房档案保护的日常工作外，还必须采取措施应对可能的暴雨、水灾，做到有备无患。应对方法措施主要有：
①档案部门与档案工作人员随时留意所在地区气象变化，了解水害发生规律，早作安排。
②制定好水灾紧急应急预案。会同有关部门，组织抢险力量。及时维修房屋以防漏雨。如洪水来袭，应及时在库房外抢修拦水坝，以防档案被水淹。
③情况危急时，随时准备转移档案。
2、防止建筑排水管道受损对档案的危害
上、下水管、暖气管等管道一旦受损破裂，会危及档案库房安全。如库房内以及库房周围只有分支管道敷设或穿越，由于口径较小，发生破裂后造成的损失可能不会太大。平时只须多注意观察和及时维修即可。
（二）防火问题
防火问题包括防明火、防电气火灾两方面内容
1、防明火
防明火需要提高整个机关、企事业单位全员防火意识。在库房建设时，妥善考虑档案库房的防火问题。条件许可，应安装报警灭火系统。比较简便易行的方法，就是安装防火门窗；房屋装修时，多选用防火阻燃材料。为防患于未然，防火紧急预案的制定与实施是极其重要的。
2、防电气火灾
相对防明火而言，电气火灾的发生更为隐蔽，更为人所忽视。随着电器设备不断增多，电气火灾发生的几率大大上升。发生电气火灾的基本原因是电线短路、线路超负荷、接触电阻过大、电火花、电弧等。
预防电气火灾主要对策有：
一是及时更换老化陈旧的电线电缆。
二是室内装修时应采取防火措施，主要有：①选用阻燃或难燃材料进行施工；②库房内装饰装修要留出安全通道；③建筑内部装饰不应遮挡消防设施，不应妨碍消防设施的正常使用。
三是正确购置与使用电器设备，应注意的有关问题有：①应购买和使用合格产品，定期维修保养；②电器使用后应切断电源；③电加热器具在使用时，千万不可离人；④选用的电缆线不能过细，以防电线受热，超负荷；⑤线路中应安装空气保护开关及漏电保护装置；⑥停电后，应随手关闭一切电器开关。
（三）防盗问题
基本的防盗措施是安置防盗铁门，窗台用铁栅栏加固。条件许可，可安装防盗报警系统。
